Posłuchaj
Przeczytaj
Cześć. Ja nazywam się Przemek, a to jest kolejny odcinek Polskiego
podkastu. Dzisiaj nie będzie mowy ani o gramatyce, ani o nowych słówkach.
Dzisiaj postanowiłem opowiedzieć krótko o metodzie zarządzania projektami
i zadaniami, którą stosuję od jakiegoś czasu, a mianowicie o metodzie
Getting Things Done. Jak się domyślacie, nazwa angielska przeszła do
języka polskiego. Nie ma jej dobrego, polskiego, krótkiego odpowiednika,
jednak bez obaw, podkast będzie oczywiście po polsku.
Zapraszam do słuchania.
Zadania na dzisiaj, na kiedyś, książki do przeczytania, filmy do obejrzenia,
zakupy… Też tak macie? Ja uwielbiam tworzyć listy. Dzięki temu nie muszę
pamiętać tytułów filmów czy książek, które ktoś mi polecił. Nie muszę
pamiętać, kiedy zrobić przelew albo kiedy mija termin przeglądu samochodu u
mechanika. Dzięki listom mam lepiej poukładane zadania do wykonania.
Oczywiście, ważna jest tutaj też konsekwencja w realizacji. Same listy nic
za nas nie zrobią!
Tworzenie list, które kiedyś bazgrałem na żółtych karteczkach i przyklejałem
gdzie popadnie, przeniosłem do Internetu, do chmury. Próbowałem różnych
aplikacji, m.in.: Wunderlist, Zadania Google, Jorte, Google Keep, Asana,
Trello, Todoist, Anydo czy Nozbe. Miało mi to ułatwić życie i w pewnym
sensie tak było. Do danych zapisanych w chmurze miałem dostęp na domowym
laptopie, tablecie czy komórce. Wystarczyło kliknąć w ikonkę apki. Jaka
wygoda!
Jednak każda z tych aplikacji miała jakąś wadę, np. nie synchronizowała
wydarzeń z kalendarzem Google’a, który stosuję. Albo synchronizowała, ale
tylko w jedną stronę. A to nie miała przypomnień, a to nie miała tego, a to
nie miała tamtego. Jakoś trudno mi było przyjąć do wiadomości, że nie ma
aplikacji idealnej.
W końcu zrozumiałem, że nie o aplikację chodzi, ale o system. Najpierw
musimy sobie wszystko poukładać, usystematyzować. Od paru lat stosuję
metodę, której nazwa po angielsku brzmi Getting Things Done. Po polsku
brzmiałoby to „Realizowanie spraw” albo „Wykonywanie spraw”, ale zwykle
używamy angielskiego wyrażenia, a w skrócie zapisujemy GTD. Metodę tę
poznałem z książki Davida Allena „Getting Things Done, czyli sztuka
bezstresowej efektywności”. I doznałem objawienia. Oto znalazłem system,
który mi odpowiada.
W wielkim uproszczeniu, system Allena wychodzi z założenia, że nasz mózg nie
powinien służyć do przechowywania informacji i stworzonych przez nas list
zadań, ale do kreowania nowych pomysłów i rzeczy. Trzeba zatem znaleźć
jakieś miejsce do ich „magazynowania”. Mogą to być luźne kartki papieru,
notatnik, aplikacja.
Ważne, żeby opracować sobie system przechowywania informacji, zadań i
terminów, który będzie dostosowany do naszych potrzeb. Allen daje wskazówki,
jak to zrobić. Dzieli cały proces na kilka części. Omówię teraz krótko każdą
z nich.
- Gromadzenie. Allen nazywa to oczyszczaniem umysłu; oznacza to niejako „wyrzucenie” z niego wszystkich naszych zamierzeń, zobowiązań, planów, marzeń itp. Nieważne w jakiej kolejności, ważne, żeby to wszystko wydobyć na zewnątrz. Na tym etapie po prostu gromadzimy. Na ocenę przyjdzie czas później.
- Analiza. Teraz decydujemy z grubsza, czy i w jaki sposób w ogóle zajmiemy się zgromadzonymi sprawami, zadając sobie pytanie, czy nadają się do wykonania. I tak:
- Sprawy, których jednak nie będziemy realizować trafiają od razu do kosza.
- Sprawy, które nie wymagają działania, ale zawierają informacje, które mogą się przydać - wrzucamy do folderu, który możemy nazwać np. Archiwum, Materiały, jak tylko chcemy. Ja nazwałem swój folder “Referencyjne”.
- Sprawy, które kwalifikujemy do realizacji na kiedyś, w bliżej nieokreślonej przyszłości wrzucamy do folderu, który możemy nazwać np. Kiedyś, Może, Inkubator, Wylęgarnia pomysłów albo jeszcze inaczej, jak tylko nam pasuje.
- Sprawy, które może lub powinien wykonać ktoś inny (członek rodziny, współpracownik) - od razu delegujemy.
- Pozostają nam sprawy, którymi chcemy się zająć. Allen radzi zastosowanie w tym przypadku reguły 2 minut. Jeśli jesteśmy w stanie coś wykonać w ciągu 2 minut, robimy to od razu!
- Wszystkimi pozostałymi sprawami zajmiemy się w kolejnym etapie.
- Porządkowanie. Na tym etapie określamy bardziej szczegółowo, jak ma wyglądać realizacja. Jest kilka wariantów postępowania, nie ma tutaj jednego idealnego modelu. Najprostszy podział to:
- Projekty – według Allena to każda sprawa, której realizacja wymaga co najmniej dwóch zadań. Takim projektem może być np. przygotowanie folderu reklamowego, napisanie książki, remont mieszkania, kupno nowego samochodu, itd.
- Najbliższe działania – to te, które powinny być wykonane jak najszybciej.
- Oczekiwane – tutaj wrzucamy wszystko, co wymaga oczekiwania na informacje bądź działania innych osób.
- Kalendarz – tutaj trafiają te zadania, co do których jesteśmy w stanie określić datę czy nawet godzinę wykonania.
- Realizacja – to oczywiście najważniejsza część zarządzania zadaniami. Żaden, nawet doskonały system, nie wykona przecież zadania za nas.
Ale na tym nie koniec.
- Przegląd. Nasze projekty i zadania trzeba systematycznie przeglądać. Wprowadzamy zmiany w planach, bo z biegiem czasu nasze priorytety, nasze spojrzenie na różne sprawy mogą się zmienić. Odkładamy lub wyrzucamy sprawy, których jednak decydujemy się nie realizować. Bywa przecież i tak. Wprowadzamy poprawki, aktualizujemy terminy.
Zdaniem Allena, najważniejsze na drodze do realizacji jest wyznaczenie
najbliższego zadania do wykonania. Nie wystarczy wpisać jako zadanie „wpis
na bloga”. Trzeba określić pierwszą czynność do wykonania, np. „zebrać
informacje do wpisu na bloga”. Następnie wypisujemy działania, które w
dalszej kolejności będą się stawały tym „pierwszym” działaniem. Nie musimy
ich kolejności określać natychmiast, będziemy o tym decydować przy
przeglądzie „systemu”, np. raz w tygodniu.
To oczywiście wielki skrót. Jeśli ktoś chciałby dowiedzieć się więcej na
temat GTD, to znajdzie mnóstwo praktycznych poradników oraz setki wpisów na
stronach internetowych i blogach, nagrano dziesiątki filmików i odcinków
podkastów. Wystarczy chwilę poszukać.
Na koniec wrócę jeszcze do aplikacji, bo mimo wszystko wolę narzędzia
elektroniczne niż analogiczne. W ostatnich czasie stosowałem TickTick, a
obecnie jestem fanem Notion i Click Up.
A Wy stosujecie jakąś metodę zarządzania codziennymi zadaniami?
Podzielcie się w komentarzach.
(Fot. Andrew Neel - Unsplash)